Weeklyコラム 電話の拍子が合わない時


営業等の為に電話を掛けたり訪問をしたりした時、相手が外出中・会議中・休暇中・病気療養中等により、全く拍子が合わない時がある。勿論、拍子が合って、驚く程の成果が上がる時もよくある。

同じ経験のある方は同意すると思うが、例えば電話で訪問の約束を取るアポイントメント等の成否は、拍子が合うか合わないかが分かれ目になる。数件掛けて全く反応が無い場合もあれば、何件もアポ取りが出来て驚く場合もある。電話の拍子が合わない時は、相手の言葉遣いや言葉の量(気がないと少ない)から判断出来る。

例えば、次のような時である。(1)受付の電話に元気がない。声が低く、言葉が明確でない(2)警戒しており、取り次ぎを避けようとしている(3)担当者が「外出中」「出張中」「席を外している」「電話中」「会議中」等と言われる(4)担当者が電話に出ても、「今は忙しい」「月末は応じられない」「今月は決算月」等と言われる。そこで、拍子を合わせる手法として、筆者は、例えば次のような工夫をしている。(1)社名・要件は手短で明瞭に言う(2)敬語は簡略で自然な言葉遣いをする(3)電話を掛ける曜日・時間帯・季節・天候等による相手の繁閑を想像する(4)連続して拍子が合わない時は、中断して流れを変える。