グループ内の業務連絡を個別にメールで送ることによりメンバー内の共通認識のずれが生ずることがある。その結果、「私は聞いていない」と臍を曲げる人もいる。聞いていないことの事実以外に自分を軽んじているという非難の意味が含まれていると厄介だ。
時として上下関係で発生する。そのため、連絡をする時に連絡順序を悩むことが多い。順番がうまく回る前に本来の差し出し人以外から情報が漏れると機嫌を悪くする人が多い。そういう問題が起きるとその弁解に時間を費やす無駄が出てきたり、ビジネス上のストレスを生む。
また、１対１の険悪な議論に発展しないようにするために同報メールが有効である。３人以上のメンバーがメールを共有することにすれば、不適切な表現が出ることは少なく、客観的な表現で書かれることになる。また、不適切な表現があれば、フォローされやすい。
いずれもメールを関係者全員に送る同報ルールを徹底すれば、トラブルを回避できるし、公平な連絡となる。上司に気を使わないで組織全体の共通ルールを守ることでＩＴの効果は高まる。時々同報を忘れたり、判断に迷ったりするときは、メーリングリストの活用が好ましい。ビジネスは、ビジネスライクのメール送信でいい。
