会議を進めるにあたって一番重要なことは、会社全体または自己の部署の中長期的展望が明確になっていることである。会議の大抵の目的は、確実に短期的な成果を生み出すことだからである。
たとえば、新規顧客開拓の営業会議を開いたとする。開拓商圏の地域・客層・目標売上高・目標粗利益率等の展望が予め設定されていれば、個々の会議はその枠の中で成果が最大になるように決めればよい。毎回会議が長引く原因の一つは、経営者または管理者が明確な判断基準を示していないことによる。さらに、意見が一つにまとまらない会議が成果を上げず、時間のムダ等と批判されるのは、社員間の派閥争いや自我主張の場になったりするためかもしれない。
一般に、会議を順調に進めて、短時間で短期的な成果を生み出すためには、次のような心掛けや仕組みが必要である。（１）発言者はお互いに共感する態度を持つ（２）反対の意見を述べるとき、人格攻撃は絶対にしない（３）知識が無くてわからない話は、教えを乞う姿勢を示す（４）もし意見が衝突した場合は、必ず事実関係を明らかにする（５）出来ない理由ではなく、出来る可能性や方法を議論する（６）結論は多数決だけが絶対ではなく、総責任者が意見を参考にして決定する可能性を残す。
