経費節減や手間の省力化のためペーパーレスが取り沙汰されながら、企業ではこれがなかなか進んでいないところが多い。会議資料のペーパーレス化は、会議室にプロジェクターを設置すれば、容易に実現できる。資料は予めメールで参加者に送信すれば、会議の準備もできる。
ペーパーレスの効果は、いくつかある。会議前では、資料のコピー作業や事前の資料配布の手間が省け、主催者の役割が軽減される。メールによる事前配布は、全員に周知徹底と資料の保管もでき、会議時間の短縮にも有効である。配布資料に変更が発生した場合にも、資料をコピーしないのであれば、直前の対応は容易である。紙代が不要になることは言うまでもない。会議後では、サーバに資料の保存場所が共有化されていれば、各自で資料を保存する必要がなくなり、資料を管理する手間も省ける。
紙資料の有効性を主張する声が大きいとペーパーレスの実現は困難だ。確かに紙資料が手元にある方が、効果的な場合がある。しかし、ペーパーレスは、この他に申請書類の電子化など一つひとつの効果が積み重なって、企業全体での効果となる。ペーパーレス化の推進は、情報の共有及びスピーディな業務処理に貢献し、企業のＩＴ利用を促進させる。
