３月に、事務所の共有サーバ内で３０％の削除可能な容量があり、ルールに基づいて廃棄できる環境が必要であることを書いた。このサーバ内の１８ＧＢのファイルを削除するのに、ファイル名やフォルダ名を目視で判断して手動で削除したと聞いた。作業期間はざっと１週間程度ということである。目視の場合は、一つずつの名称または作成時期を見て判断することになろう。
これをパソコン機能で行える方法があるという。今の段階で簡単にできるのは、最終保存日によるものである。年数が経てば、不要なファイルは確実に増加する。５年とか７年とか決めてしまえば、それまでは保管することとし、廃棄時期が来たら無条件で廃棄処理するという考えだ。
サーバ毎に、過去の１年間単位でファイルを検出し、現在と同じフォルダ構成のままで削除用のフォルダに格納する。これで次の処理まで１年間置いておき、それまでに復活処理が可能で、1年後には手動で一括削除する方法だ。すぐに削除せずに復活の猶予期間があることで安全を確保し、必要になったファイルは取り出すことができる。パソコン処理なので、間違いがないことと手動よりもはるかに処理時間は短い。またサーバの他にパソコン内のファイルにも対応できる。
