Weeklyコラム 会議の進め方ときまり


本来会議は参加者の多くが意見や知恵を出して、価値のある企画や解決策等を見出す事である。特定の人だけが意見を述べて参加者が消極的賛成をするような会議は、単なる報告会に過ぎないかもしれない。筆者が顧問等として見聞した、関与先の会議の類型を幾つかを挙げてみる。

【類型A】参加者の全員が意欲満々かつ規律正しく発言し、意見を整理する司会者の手際も良くて議案が迅速に決定していく。【類型B】参加者が幾つかのグループに分かれ、意見の対立(ケンカ腰の議論)に終始して、結局何一つ決まらない。【類型C】司会者(社長・管理者等)を中心に議事が進んで(実は司会者が一番意見を言っている)、意見や反論もほとんど出ずに決定、司会者の報告会のようになっている。

一般に、【類型A】が理想であろう。会議は事業内容・議案・司会者の性格等によって進め方は異なるが、共通する課題として次のようなきまりがあると思う。(1)日時(終了時刻も)・議案・所要時間等を予め決めておく(2)発言者の制限時間(例えば1回2分)を厳守させる(3)遅刻は厳禁とし、途中退席は前もって伝えておいた場合のみ認める(4)議題から外れた発言(これが意外に多い)は司会者が止める(5)必ず記録(議事録)を残す等である。